Внедрение ERP-системы

Для эффективной деятельности организации необходимо грамотное управление ее ресурсами. В этой статье мы расскажем, для чего требуется внедрение ERP-системы, о ее видах, методах и особенностях адаптации под работу предприятия. Также опишем основные ошибки, которых стоит избегать.

Содержание:

Что такое ERP?

Система Enterprise Resource Planning помогает управлять ресурсами компании. Она объединяет бизнес-процессы крупного предприятия по стандартизированным правилам, планирует и контролирует работу организации, позволяет руководителям получать актуальную информацию о текущем положении дел. Увеличивается эффективность регулирования процессов, и это становится конкурентным преимуществом фирмы на фоне других организаций. С помощью системы можно одновременно решать несколько задач: анализировать движение финансов и планировать их расход, оценивать продуктивность и рассчитывать себестоимость продукции.

ERP

Методы внедрения ERP-системы

  • Поэтапное. На предприятии реализуется небольшое количество связанных между собой процессов. Благодаря подобному методу возможность неудачного исхода внедрения крайне мала.
  • Полная установка. В короткое время происходит внедрение всей системы. Это рискованный способ, который возможен только в организациях с простой структурой и несложным производством. Для использования этого варианта требуется тщательное предварительное тестирование для определения ошибок в автоматизации процессов.
  • Постепенное развертывание. Система внедряется только в одном филиале или отделе организации, а после распространяется на другие участки предприятия. В разных отделах можно использовать как поэтапное внедрение, так и полную установку без значительного риска.

Перед началом внедрения следует провести тщательный анализ опыта и затрат других предприятий. С его помощью можно наиболее точно определить подходящий способ для конкретной компании.

Особенности внедрения ERP-системы

Система управления ресурсами предприятия связана с базами данных. Содержащаяся в них информация может быть как на электронных, так и на бумажных носителях.

Все сведения делятся на два вида:

  • общие. В них входит информация, которая не используется постоянно, но имеет большое значение для компании. Ее добавляют в систему при необходимости или по требованию руководителей предприятия;
  • важные. Включают данные, на которых основывается работа организации — информация об управлении производством, отчетности, актуальные сведения о работе компании и так далее.

В системе должно быть предусмотрено добавление всех видов данных. На практике чаще всего вносится сначала важная информация, а потом постепенно общая. Это упрощает внедрение в бизнес-процесс.

Возможные сложности

Внедрение системы управления ресурсами может иметь два недостатка:

  • большие сроки. Подобный минус возникает из-за необходимости комплексного пересмотра деятельности компании. Если бизнес-процессы в организации не налажены, внедрение ERP-системы невозможно. Для того чтобы оптимизировать работу предприятия, приглашается консалтинговая фирма, которая проводит независимое исследование и создает рекомендации по изменению бизнес-процессов. Этот этап пропускать нельзя из-за того, что организация может потерять огромные суммы при неудачном исходе;
  • дороговизна процесса. Внедрение стоит дорого, так как необходимо выделить средства на лицензию, услуги консалтинговой фирмы, само внедрение системы и ее сопровождение, обучение сотрудников работе с базой. Однако стоит помнить, что все расходы — это стратегические инвестиции в будущее компании, которые принесут прибыль позже.

Критерии выбора подходящей ERP-системы

Разнообразие систем управления ресурсами очень велико. Какая подойдет именно для вашего предприятия, зависит от особенностей каждой ERP.

Существуют отечественные и западные системы. Плюсы и минусы каждого вида ERP:

  • Западные отличаются точной последовательностью выполняемых действий при планировании работы компании. Однако их необходимо дорабатывать, опираясь на специфику деятельности российских организаций. Например, требуется настройка модуля «Финансы», так как правила ведения бухучета и написания отчетностей в России и на Западе различны. Также значительным недостатком зарубежных систем является отсутствие поддержки стандартов ЕСКД и ЕСТД. Для их установки в программу необходимы дополнительные финансовые затраты.
  • В отечественных уже учтены особенности деятельности российский предприятий, поэтому настройки не требуются. Кроме того, стоимость внедрения ERP-системы отечественных разработчиков более низкая по сравнению с продукцией западных.
2ERP

Существует разделение систем по типу организации на:

  • публичные с доступом к работе большого числа сотрудников предприятия;
  • приватные с возможностью входа по разрешению от администратора;
  • смешанные.

По типу хранения ERP бывают:

  • облачными — сведения хранятся на внешних серверах;
  • внутренними — данные размещаются на сервере организации.

По типу пользовательского интерфейса системы делятся на:

  • браузерные. Работают только при подключении к Интернету. Для доступа необходимо зайти в «Личный кабинет» на сайте компании;
  • стационарные. Программа устанавливается на компьютер, доступ возможен как онлайн, так и без использования сети Интернет.

Скорость и качество настройки систем зависит от интегратора — фирмы, которая устанавливает программу. При выборе компании нужно обратить внимание на список предоставляемых ею услуг: оптимизация процессов, управление проектами, обучение сотрудников предприятия работе с базой, оценка эффективности и другие.

Наиболее частые ошибки при выборе ERP

При неверном определении подходящей системы управления ресурсами могут возникнуть незапланированные финансовые траты и даже снижение результативности работы организации. Чтобы избежать ошибок, необходимо знать основные из них:

  • Неподходящая методика. ERP-системы для каждой сферы бизнеса различны. Поэтому для торговли, как и для производства, необходимо выбирать только соответствующую деятельности организации программу.
  • Неверно выбранная цель. При выборе системы нужно точно определить, какой результат должен быть получен от ее внедрения. Все соответствующие цели задачи четко прописываются в техническом задании, а система адаптируется под функционирование организации. Помните, что ERP должна увеличивать эффективность работы предприятия, а не снижать ее.
  • Неквалифицированная работа интегратора. Не стоит экономить на компании-установщике. Обращение к интеграторам, которые имеют небольшой опыт и обещают установить бесплатные версии системы, может быть рискованно.
  • Сложный интерфейс программы. Система должна быть интуитивно понятна для пользователей. Если при обучении большинство сотрудников не справится с функционалом, работа предприятия может приостановиться. Поэтому выбирайте достаточно простой интерфейс.
  • Отсутствие командной работы. Решать, какие процессы будут запущены при внедрении системы, составлять ТЗ должны представители всех отделов организации. Если внедрение контролирует только один человек, оно не принесет ожидаемых результатов.

Если вы сомневаетесь в выборе ERP, обращайтесь в компанию Techbox. Наши специалисты подберут подходящую систему конкретно для вашей организации и внедрят ее с учетом специфики деятельности предприятия.

Трудно разобраться и нужен совет специалиста?

Напишите нам и мы перезвоним вам в рабочее время в течение 5 минут